18 декабря началась наша итоговая конференция за 2019 год. В первый день руководитель РосКвартала Борис Валит и участники онлайн-семинара подвели итоги работы за 12 месяцев, поставили себе цели на год вперёд и разобрали, какие стратегии развития бизнеса в сфере управления многоквартирными домами эффективные, а какие – нет.

Бизнес-процессы в УК: как оптимизировать свою работу

Успешному развитию УК мешают множество внутренних и внешних факторов

В первый день онлайн-конференции Борис Валит обобщил практики и кейсы для построения бизнес-процессов в УК, для разработки стратегии развития и эффективного взаимодействия управляющих организаций с клиентами:

➡️ Смотрите видео во ВКонтакте

В начале семинара спикер представил главные по мнению УК и экспертов в ЖКХ проблемы, которые мешают управляющим организациям расти и успешно развиваться. По мнению самих управляющих домами, этому препятствуют невозможность установить экономически необходимый размер платы за содержание жилья, неквалифицированный персонал, большая задолженность клиентов за ЖКУ и проверки надзорных органов из-за постоянных жалоб жителей домов.

Эксперты в сфере ЖКХ видят проблему в самой системе лицензирования, которая не решила ситуацию с повышением качества предоставления услуг компаниями, управляющими домами, а лишь сократило их количество на 13%. А количество жалоб жителей домов на работу управляющих компаний с каждым годом растёт на 10–15%.

Используйте успешные практики из собственного опыта и опыта других УК

По мнению Бориса Валита, причина проблем, ведущих к отсутствию роста управляющих компаний, состоит и в другом. Многие УК «застыли» и не используют всех преимуществ современных инструментов и технологий для развития и совершенствования бизнеса, автоматизации и цифровизации, не занимаются построением внутренних бизнес-процессов и не ставят для компании целей даже на ближайшее время.На семинаре мы на примерах разобрали, почему это важно делать.

Многие управляющие компании более или менее представляют, что для них значит рост, чего бы они хотели достичь: увеличить прибыль и количество домов в управлении, развивать дополнительные услуги, улучшить свою репутацию в городе/регионе, повысить собираемость платежей или провести автоматизацию процессов, построить выгодные отношения с жителями домов.

Что делать, чтобы УК смогла всего этого достичь? Для этого на семинаре Борис Валит дал быстрые рекомендации:

  • ставить измеримые в цифрах и показателях цели и приоритеты;
  • актуализировать договор управления не реже раза в год;
  • вкладывать ресурсы в профессиональный рост сотрудников, учиться и учить, в том числе став членом крупной Ассоциации профессиональных управляющих недвижимостью «Р1»;
  • оптимизировать налоговую политику компании;
  • анализировать и контролировать расходы УК.

Управляющие компании обязательно должны использовать положительные, эффективные практики из собственного опыта и опыта коллег, запоминать и повторять «действия успеха»: то, что УК уже делала и что продвинуло компанию вперёд. На семинаре мы рассмотрели более 20 примеров таких действий из опыта наших клиентов из разных регионов России:

Внимательно ознакомьтесь с ними в раздаточном материале, который прикреплён под статьёй, и используйте те, которые вам подходят.

Какую стратегию роста выбрать управляющей компании

Ставьте измеримые и достижимые цели

Использование положительного опыта – хорошо, но при этом УК должна понимать, куда она движется, чего хочет достичь и как она это будет делать. Поэтому для управляющих организаций важно ставить цели и на их основе разрабатывать стратегию развития. На семинаре мы подробно поговорили о том, как это делать.

Цели – это ориентир для УК, основа для её деятельности. О них должны знать все сотрудники организации. При этом, как показали опросы, проведённые нами в 2019 году среди клиентов, даже если руководитель цели ставит, знает их, то не прописывает их (51,2% от опрошенных) и не доводит их до коллектива (14%). Только четверть УК, участвовавших в опросе, имеет прописанные, известные всему коллективу компании цели.

На семинаре мы рассмотрели примеры целей, которые ставят перед собой успешные, постоянно развивающиеся управляющие компании, например:

Как отметил Борис Валит, ставить можно любые цели, но они должны отвечать нескольким требованиям: они измеримы, выражены в цифрах, выше предыдущих целей и вынуждают УК и её сотрудников расти.

Выбирайте эффективные стратегии развития в соответствии с поставленными целями

Поставленные цели – основа для разработки стратегии развития управляющей компании. Без неё наступит стагнация, роста не будет, поскольку не будет чёткого плана действий сотрудников и руководителей компании.

На семинаре мы рассмотрели примеры хороших и плохих стратегий. Хорошая стратегия отвечает на вопрос, как компания будет достигать целей, позволяет понять, как из точки А достичь точки B:

Вместе с участниками онлайн-конференции мы разобрали 9 этапов создания эффективной стратегии УК, а также 6 моделей стратегий, которые помогут управляющим организациям достичь успеха в 2020 году. Ознакомьтесь с ними подробно в раздаточном материале и выберите ту, что подходит вашей компании и соответствует поставленным целям.

Стратегии и инструменты прибыльного роста управляющей организации

Составляйте план мероприятий для развития компании с учётом её сильных и слабых сторон

Борис Валит предложил УК ещё один инструмент для разработки плана мероприятий по развитию бизнеса – через SWOT-анализ:

Управляющей компании нужно трезво и правдиво оценить свои сильные и слабые стороны, найти благоприятные возможности для развития и составить список внешних угроз. Эти перечни следует положить в основу плана мероприятий УК. Как это сделать, мы рассказали на онлайн-конференции, видеозапись которой вы найдёте под статьёй.

Максимально автоматизируйте процессы в компании

В последней части первого дня итоговой конференции мы обсудили необходимость автоматизации процессов в управляющих компаниях, которые стремятся расти.

Автоматизировать можно практически все отделы управляющей компании:

  • абонентский (клиентский) отдел,
  • технический (производственный) отдел,
  • экономический (плановый) отдел,
  • финансовый отдел и бухгалтерию,
  • юридический отдел,
  • кадровую службу (HR),
  • менеджмент (руководство).

Цель любой автоматизации – рост скорости обработки информации, а значит, скорости обслуживания жителей МКД, скорости реакции внутри УК и создание системы контроля.

Работайте с точками контакта УК с жителями многоквартирных домов

Автоматизация процессов скажется и на отношении жителей многоквартирных домов к управляющей компании. Это один из способов повысить их лояльность к УК, построить более эффективное взаимодействие между компанией и клиентами.

Другой способ – работа с точками контакта с жителями многоквартирных домов. Их существует более 70-ти:

Их можно условно разделить на две группы: оффлайн и онлайн. Обо всех мы подробно поговорили на семинаре и разобрали примеры положительных практик в работе с точками контакта управляющей организации с клиентами.

Используйте все возможности для роста и развития

На развитие управляющей организации влияет множество факторов: внутренних и внешних, и почти везде УК может столкнуться с проблемами. Решать их можно самостоятельно, учась на своём и чужом опыте, а можно обратиться за помощью к экспертам в этой сфере:

  1. Вступайте в Ассоциацию профессиональных управляющих недвижимостью «Р1», которая предлагает своим членам представление их интересов перед органами власти, информационную и юридическую поддержку, помощь в построении бизнес-процессов, стандартизации и автоматизации работы, доступ к многочисленным обучающим материалам и онлайн-семинарам, обмен опытом с другими компаниями
  2. Участвуйте в мастер-группе «УК на 100%», чтобы провести полный SWOT-анализ своего бизнеса, выстроить процессы в компании, поставить цели и разработать эффективную стратегию развития.

Подробнее о мастер-группе, а также всех темах и кейсах, которые помогут УК стать успешной уже в 2020 году, узнайте из видеозаписи первого дня онлайн-конференции, прикреплённой статье.